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Engager une assistante virtuelle : délégation et formation

Je rappelle qu’un assistant virtuel ou virtual assistant est une personne qui est disponible pour toi, en ligne, et qui effectue les tâches que tu lui délègues. A condition que ces tâches soient « virtuelles » bien sûr.

Dans ce second billet, je vais t’expliquer comment commencer à travailler avec ton assistant virtuelquelles tâches tu dois lui déléguer et enfin, comment tu vas le former à ton entreprise.

Impliquer ton assistant virtuel dans ton business

Il faut environ 3 semaines pour qu’un assistant se familiarise avec ton business, ta façon de travailler, les objectifs de ton entreprise et les tâches qui lui sont imputées. Après ces 3 semaines, un VA (pour virtual assistant) est 100% productif.

Quelles étapes suivre pour que l’assistant se familiarise au mieux et le plus rapidement possible avec ton environnement de travail ?

👉 Étape 1

Accueille-le comme il se doit ! Je sais c’est bateau mais c’est in-dis-pen-sable. Lorsque j’ai embauché ma première assistante virtuelle, j’étais très très enthousiaste de débuter une relation de travail avec quelqu’un qui allait me soulager de beaucoup de temps et d’énergie. Exprime-lui ton enthousiasme et considère-le comme un membre de l’équipe à part entière dès le premier jour. Cela peut passer par un email, un skype (ou Zoom ou Google Hangout) de bienvenue. 

👉 Étape 2

Crée un dossier Dropbox (ou Drive) dédié à ton assistant où tu glisseras tes vidéos de procédures (voir étape 3) ainsi que tes guidelines pour qu’il exécute au mieux ses missions. Si tu utilises un outil de travail collaboratif type Asana, inscris-le et inclue-le dans tes projets. Si tu utilises un trackeur type Harvest de temps, crée-lui un compte afin qu’il puisse inscrire ses horaires de travail et les tâches sur lesquelles il travaille.

👉 Étape 3

Crée des vidéos de procédure pour chacune des tâches que tu effectuais toi-même auparavant. On a tous notre façon de faire à nous ; nos petites préférences, nos astuces ; c’est pourquoi je te conseille d’enregistrer tes actions via un logiciel de capture d’écran comme Screenflow ou Snag It lorsque tu es en train de les faire. Cela te facilitera grandement la tâche lorsque tu formeras ton assistant virtuel à ton business.

De cette façon, il peut facilement se référer à une vidéo si il a une question, au lieu de te déranger. Si tu n’es pas à l’aise avec la vidéo, tu peux rédiger toutes tes procédures sur un document texte ou une fichier Dropbox, que tu glisseras dans ton dossier.

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👉 Etape 4

Sois disponible. Cela ne signifie pas d’être disponible pour ton assistant 24/24 car le but est qu’une fois formé, il soit de plus en indépendant pendant que tu travailles sur tes tâches essentielles. En revanche, cela implique d’être connecté sur Skype, SlackWhatsApp selon le canal que tu privilégie pour tes communications. Si ton assistant virtuel a une question ou est préoccupé par une tâche, il pourra te joindre. Ceci est particulièrement important au début, pour être sûr que ton assistant virtuel comprenne bien les tâches qui lui sont confiées. 

👉 Etape 5

Tu dois exiger que ton assistant t’envoie chaque soir un document qui récapitule toutes les tâches qu’il a effectué dans la journée. Dès le début, il est important que tu gardes un oeil actif sur le travail achevé. Il doit aller dans ton sens. Tu sais que les bonnes habitudes se prennent dès le début. C’est aussi une excellent moyen de voir le temps qu’il consacre à ses missions. Forcément, sa rentabilité en dépend. Tu es là pour développer un business ! Si il passe trop de temps sur une tâche et peu sur une autre, tu vas pouvoir détecter ses points faibles et ses points forts et aviser : le former plus particulièrement à un type de tâches ou au contraire lui faire confiance à 100% sur un point très fort de ses compétences.

👉 Etape 6

Continue de construire et développer votre relation de travail. Une fois ses missions accomplies, tu peux par exemple finir la semaine par une discussion de 10 minutes pour échanger avec lui sur les projets sur lesquels tu travailles et lui demander comment il se sent dans votre relation. Tu dois le traiter comme un membre à part entière de ton business – car il en fait parti ! Cela ne signifie pas que tu dois lui parler de TOUT mais ne néglige pas l’essentiel.

Quels tâches déléguer ?

Voici la première chose que je te recommande de faire pour bien définir les tâches que tu dois déléguer à ton assistant. Avant qu’il commence à travailler pour toi :

✍️  Pendant une semaine normale d’activité, note sur un carnet Evernote ou sur un Word toutes les tâches que tu effectues. Toutes sans exception.

Cela aide car chaque entrepreneur est différent et tout le monde a ses petits trucs. Avoir une liste de tout ce que tu fais dans une semaine t’aidera à identifier les tâches sur lesquelles tu passes beaucoup de temps (qui sont trop chronophages pour toi), les tâches que tu détestes faire, les tâches qui sont trop répétitives et que tu fais trop souvent dans une semaine. Encore une fois, l’enjeu est que tu puisses te concentrer sur les tâches qui ont le plus de valeur pour ton business !

Les types de tâches que je confie à mes assistantes virtuelles sont des tâches généralement répétitives qui peuvent facilement être enseignées via une vidéo procédure ou un partage d’écran. Au contraire, je t’en ai déjà parlé, un online business manager pourra, lui, effectuer des tâches plus compliquées, qui nécessitent plus de compétences (mais j’y reviendrai dans la troisième partie du dossier).

Voici une liste (non exhaustive) d’exemples de tâches qui peuvent être déléguées à ton assistant virtuel :

  • Retirer des abonnés de ta newsletters
  • Planifier des publications sur tes médias sociaux (à l’aide d’outils comme Hootsuite, Buffer, MeetEdgar)
  • Rédiger des transcriptions pour interviews, podcasts, vidéos, webinaires
  • Mise à jour de tes sites (WordPress, site de membres)
  • Gérer tes emails programmés sur ton compte Aweber, Mailchimp, ConvertKit
  • Gérer ton groupe Facebook, LinkedIn
  • Créer des re-directions rapides (liens courts vers tes épisodes de podcasts, tes vidéos)
  • Faire des recherches et collecter des données utiles à ton marché
  • Gérer tes documents, tes procédures et archiver
  • Répondre à tes demande de remboursement et ton service clientèle
  • Gérer ta boîte mail (répondre aux e-mails répétitifs qui demandent les mêmes types de questions)
  • Créer des visuels d’illustration pour tes réseaux sociaux, ton podcast, ta chaîne Youtube avec des outils comme Canva, Skitch
  • Te rappeler de payer tes factures
  • T’aider dans la réservation d’hôtels, de restaurants, de transports pour des déplacements business

🚩 À relire – La liste des 5 outils indispensables à la productivité de ton business

Former ton assistant virtuel

La formation de ton assistant virtuel est la pièce maîtresse pour nouer une relation de travail efficace et rentable à moyen terme. N’oublie pas que tu es là pour gagner du temps, de l’énergie et de l’argent.

Aussi, maintenant que tu as embauché ton assistant, que tu sais quelle tâches que tu vas lui déléguer, tu dois réserver un créneau spécifique chaque jour au cours des premières semaines pour les former correctement à ses tâches.

Quand j’ai embauché mon premier assistant virtuel, je prenais 15 minutes en début de journée pour lui expliquer les objectifs du jour, les formations au programme et pour répondre à ses questions. Cette réunion est le moment idéal pour construire une relation de travail saine. 

Si tu veux vraiment travailler efficacement, tu dois pouvoir faire confiance à ton assistant virtuel. Je reviendrai sur ce point essentiel dans la troisième série de ce dossier sur les VA ainsi que sur la rémunération

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